Opdrachtgevers

Vier Heren adviseert onderwijsinstellingen en decentrale overheden op het gebied van ICT- inkoop en  aanbesteding. Hieronder volgt een greep uit ons werk.

Gemeenten en lokale overheidHoger beroepsonderwijs/wetenschappelijk onderwijs ♦ Middelbaar beroepsonderwijsVoortgezet onderwijs Primair onderwijs

 
Primair onderwijs
De Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU) nam hardware af van diverse leveranciers. De wens was om in de toekomst kwalitatief hoogwaardige ICT-hardware, passend bij het gebruik in het basisonderwijs af te nemen tegen scherpe, marktconforme prijzen. Aangezien het gezamenlijke inkoopvolume van de KSU-scholen boven de Europese aanbestedingsdrempel voor leveringen lag, werd een inkoop- en Europees aanbestedingstraject gestart. Vier Heren zorgde voor contractering van een passende leverancier - met eenduidige contractuele afspraken - die de aangeboden hardware tegen marktconforme prijzen aanbiedt. Dankzij een merkonafhankelijk beleid zijn scherpe hardwareprijzen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst nu wel haalbaar.
 
Voortgezet onderwijs
Het contract van het Rijnlands Lyceum met de bestaande leverancier voor ICT-beheer verliep na 4,5 jaar. Voor de periode erna was deze onderwijsinstelling op zoek naar een nieuwe leverancier, te contracteren door middel van een Europese aanbesteding. De aanleiding voor die heroriëntatie op het gebied van ICT en in het bijzonder de ICT-omgeving lag in een aantal knelpunten bij de huidige leverancier plus hogere eisen aan de dienstverlening door nieuwe gebruikersbehoeften. Vier Heren stond het Rijnlands Lyceum inhoudelijk bij gedurende deze heroriëntatie met onze ICT-kennis en  ervaring. Ons advies was onder meer om bij de transitie naar een nieuwe leverancier direct en volledig over te stappen naar Microsoft Office 365 voor zowel de leerlingen als de medewerkers. Hierdoor kan een aantal serverprogramma’s in de toekomst technisch beheerd worden door Microsoft in plaats van door een nieuwe leverancier. Dit betekent eveneens dat medewerkers overstappen naar Microsoft Office 365 voor e-mail, bestandenopslag en de berichtendienst.
 
Middelbaar beroepsonderwijs
ROC West-Brabant maakte gebruik van Edictis als kernregistratiesysteem en voor een deel van de perifere functionaliteit alsmede een aantal andere applicaties (digitaal aanmelden, aan- en afwezigheidsregistratie, resultatenbeheer, begeleiding, BPV (matching) en studentenportfolio). Vier Heren beantwoordde samen met deze opdrachtgever de vraag hoe het huidige deelnemerinformatiesysteem Edictis vervangen kon worden. Aanleiding voor deze stap was de naderende einddatum van de lopende contracten met de leverancier van Edictis, Itelligence. Het nieuwe systeem diende aangeboden te worden vanuit een SaaS-concept. Vanuit juridisch oogpunt betekent dit dat de leverancier verantwoordelijk is voor (door)ontwikkeling, beheer en hosting van de software, tevens volledig eigenaar is van deze software en verantwoordelijkheid draagt voor de bijbehorende hardwarevoorzieningen. In lijn met het rapport ‘Kansen voor betere studentinformatiesystemen in het mbo’ (Onderzoek naar nieuwe mogelijkheden n.a.v. Doorontwikkelen BRON) van adviesbureau Berenschot voldoet het nieuwe systeem volledig aan de gestelde ambities, functionaliteiten en mogelijkheden zoals beschreven in de scenario’s ‘brons’ en ‘zilver’ in het rapport. Het rapport is te downloaden via Sambo ICT.
 
Hoger beroepsonderwijs/wetenschappelijk onderwijs
  De Universiteit van Amsterdam (UvA), de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten wilden komen tot een gezamenlijke aanbesteding voor de aanschaf, levering en aanverwante dienstverlening van werkplekapparatuur. Op basis van het bestaande bestel- en leveringsproces inventariseerde Vier Heren samen met deze opdrachtgevers de huidige operationele knelpunten. In de interviews viel een aantal operationele uitdagingen op die, hoewel ze buiten de scope van deze opdracht lagen, wel van invloed waren op het bestel- en afleverproces voor de inkoop van werkplekhardware. Vier Heren zette deze uitdagingen op een rijtje en voorzag de organisaties van verbetersuggesties. Op basis van de interviews bepaalde Vier Heren tevens de behoeften (c.q. doelstellingen), voorkeuren, uitgangspunten en randvoorwaarden voor het nieuwe inkooptraject. Doelstellingen waren: het borgen van continuïteit van de organisatie(s) door minimale en bovenal gegarandeerde levertijden, maximale snelle service en ondersteuning en het verkrijgen van marktconforme, scherpe prijzen voor de werkplekhardware. Dit resulteerde in een succesvolle aanbesteding waarmee de gestelde doelstellingen daadwerkelijk behaald kunnen worden.
  Hogeschool Windesheim gebruikte Blackboard 8 als elektronische leeromgeving (ELO). Dit product is verouderd en wordt sinds oktober 2012 niet meer actief ondersteund door de leverancier. Hierdoor was een snelle overstap naar een nieuwe, kwalitatief goede ELO noodzakelijk. Vier Heren stond Windesheim hierin bij. De degelijke voorbereiding en bouwsteenaanpak leidde tot de succesvolle contractering van een nieuwe ELO-leverancier. De ervaringen van Windesheim met dit project zijn te zien op Youtube. Vier Heren voerde voor Windesheim tevens Europese aanbestedingen uit voor het  toetsservicesysteem, de netwerkcomponenten en voor de inhuur van ICT-dienstverlening. 
 
Gemeente en lokale overheid
 

De gemeente Katwijk wilde een inkoop- en aanbestedingstraject starten voor een nieuw personeels- en salarisadministratie, inclusief een HRM- en een financieel systeem. Aanleiding was allereerst de ambitie van de gemeente om vergaande digitalisering van de personeelsadministratie te realiseren. In combinatie met de wettelijke plicht om aan te besteden leidde dit tot een hernieuwde oriëntatie en de wens tot het in gebruik nemen van één of meer nieuwe informatiesystemen. De belangrijke strategische vraag hierbij was waar de hosting van de oplossing plaats diende te vinden: intern bij de gemeente Katwijk of extern in een datacentrum? Vier Heren schetste hiertoe een aantal scenario’s en adviseerde vervolgens te kiezen voor een extern gehoste oplossing, een zogeheten SaaS-oplossing. Dit advies was gebaseerd op de marktontwikkelingen van de afgelopen jaren bij leveranciers. In het licht van de toenemende druk op ICT-afdelingen en -budgetten biedt een SaaS-oplossing bovendien kansen, omdat de gemeente Katwijk zich als afnemer enkel hoeft te richten op de functionele werking en inrichting van de oplossing voor de gebruikers.

 

De bestaande inrichting van de I&A-voorziening (techniek en beheer) van de gemeente Nieuwkoop bleek niet langer toegerust op toekomstige ontwikkelingen zoals ondersteuning voor een 24x7 digitale dienstverlening, implementatie van wet- en regelgeving en alle noodzakelijke expertise rond informatieveiligheid. Een aantal knelpunten plus hogere eisen aan de dienstverlening door nieuwe gebruikersbehoeften vormden dan ook aanleiding voor een heroriëntatie op het gebied van ICT en in het bijzonder de ICT-omgeving. Vier Heren ondersteunde de gemeente Nieuwkoop bij het contracteren van één partij, die verantwoordelijk is voor de transitie naar en het beschikbaar houden van een betrouwbare, kostenefficiënte en toekomstvaste ICT-infrastructuur.

Vier Heren heeft eveneens samen met teamleider I&A Chantal Hoppe van de gemeente Nieuwkoop antwoord gegeven op de vraag welke hard- en software de gemeente nodig heeft om in de nieuwe situatie optimaal te kunnen werken. Chantal Hoppe: “De inkoop van ICT raakt het primaire werkproces van een gemeente. Ik heb geleerd hoe belangrijk dit is hier een ICT-inkoop èn ICT-aanbestedingsspecialist bij te betrekken. Dat maakte Vier Heren meer dan waar: Na een uitstekende ICT-inhoudelijke voorbereiding zijn we er samen met Vier Heren in geslaagd de juiste partijen te interesseren aanbiedingen te doen voor zowel het software als het hardware perceel. Omdat Vier Heren naast ICT- en marktkennis ook beschikt over diepgaande contractrechtelijke kennis zijn met begeleiding van Vier Heren maatwerkovereenkomsten opgesteld waardoor het voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemers glashelder is wat er van beide partijen wordt verwacht”.

Equalit, het Shared Service Center ICT opgericht door de gemeente Oosterhout, werkt met elf deelnemers aan de kwaliteit van de dienstverlening, kostenbeheersing en vermindering van de kwetsbaarheid van de ICT-dienstverlening. Kostenvoordeel realiseert Equalit bijvoorbeeld door kritisch naar de kosten te kijken en jaarlijks te werken aan groei. Zo is Equalit in staat meer diensten tegen een gelijkblijvende of dalende kostprijs te leveren. Een kernonderdeel waarop wordt samengewerkt, is de aanschaf, het beschikbaar stellen en beheren van een nieuw zaaksysteem inclusief Klant Contact Centrum (KCC). Directe aanleiding voor dit project was het aflopen van de overeenkomst met één van de huidige leveranciers van één van de deelnemers in 2014 (i.c. de gemeente Oosterhout). Vier Heren vond in samenwerking met de projectgroep een passende leverancier, die binnen de gestelde kaders (overeenkomst en SLA) opereert.